DOT Ondersteuning

| DOT | Project voorbeelden |

Invoering DOT
Op 1 januari 2012 is het zover, dan dienen alle ziekenhuizen te werken met DOT. Het is al geruime tijd bekend, dus zijn de meeste ziekenhuizen ver gevorderd met de voorbereidingen van de invoering. Maar het is een complexe materie en de deadline komt steeds dichterbij en er moet nog heel veel gebeuren.

Extra tijdelijke ondersteuning
Bij het ene ziekenhuis is men verder dan bij het andere, maar er moet nog wel veel werk worden verzet. Vrijwel iedere projectleider zal behoefte hebben aan tijdelijke extra ondersteuning. De gewenste kwaliteiten van deze extra ondersteuning zijn afhankelijk van de aard van de nog uit te voeren werkzaamheden. Meestal is er intern voldoende kennis en expertise aanwezig. Echter, het in kaart brengen van allerlei processen en de afstemming daarvan met alle betrokkenen vraagt veel tijd en met name daaraan ontbreekt het vaak. Tijd, die met de inzet van extra ondersteuning gecreëerd kan worden.

High Select
Voor die extra ondersteuning is de inzet van een Young Professional van High Select een uitstekende oplossing.
High Select richt zich sinds 2002 volledig op de Zorg en is gespecialiseerd in het bieden van tijdelijke ondersteuning op organisatorische vraagstukken. Dit doen wij met de inzet van Young Professionals. Het zijn allemaal getalenteerde Academici en HBO’ers met een hands-on mentaliteit. Deze Young Professionals volgen tegelijkertijd een tweejarig Traineeship bij High Select. Dit Traineeship bestaat uit trainingen, coaching, intervisie en workshops. De trainingen zijn volledig gericht op de Zorg.
De afstudeerrichtingen van de Young Professionals zijn divers, zoals bijvoorbeeld Bedrijfskunde, Economie, Gezondheidswetenschappen, Recht en Finance.
Met een Young Professional heeft u vrijwel altijd direct de beschikking over hoog opgeleid talent, dat bewust heeft gekozen voor een carrière in de Zorg en dus bijzonder gemotiveerd is.
Young Professionals van High Select worden zeer regelmatig ingezet bij projecten, die betrekking hebben op financiën, vastgoedmanagement of risicomanagement, maar ook op projecten met betrekking tot de (her-)inrichting van informatiemanagement. Klik HIER om een aantal concreet uitgevoerde projecten te bekijken.

HEAD Vereniging Ing
overleg met de HEAD Vereniging is een leergang ontwikkeld, die specifiek is gericht op financials in de zorg en voor deze leergang zijn de trainers afkomstig uit de sector. Zo wordt de training financieel management gegeven door een HEAD van een ziekenhuis. In die training wordt bijvoorbeeld aandacht besteed aan het financiële “landschap” van de zorgsector (financiering en geldstromen), maar ook aan de inrichting en structuur van DBC’s. Door deze trainingen worden de Young Professionals in staat gesteld om de juiste kwaliteit van ondersteuning bij de verschillende zorgorganisaties te bieden.

DOT Training
Voor Young Professionals, die worden ingezet bij de invoering van de DOT, is een speciale training ontwikkeld, die eveneens wordt verzorgd door een HEAD van een ziekenhuis.
De Young Professionals van High Select kunnen daardoor veel werk uit handen nemen van de DOT-expert. Zodoende kan de expert de grote lijnen uitzetten en het proces bewaken en voert de Young Professional een groot deel van de werkzaamheden uit.
Overigens kan zo’n constructie, een Young Professional in combinatie met een DOT-expert, voor veel ziekenhuizen financieel interessant zijn.

Informatie
Voor meer informatie over de inzet van een Trainee of een aanvraag hiervoor kunt u contact opnemen met ons kantoor in Amersfoort. Vervolgens wordt er een afspraak gemaakt met één van onze Regiomanagers, die graag met u de mogelijkheden doorneemt.

PROJECT VOORBEELDEN

Opdrachtgever St. Anna Zorggroep
Sector Ziekenhuizen
Richting Informatiemanagement, Management en Beleid
Project Informatiebeveiliging

Achtergrondbeschrijving
Vanuit wetgeving zijn zorginstellingen verplicht om juist met privacy gevoelige informatie om te gaan. Het gaat daarbij om autorisatiebeheer van applicaties, het afvoeren van papier met privacy gevoelige informatie, het beheer van medische dossiers, de toegang tot ruimtes etc.

Projectdoel
Er zijn tal van voorwaarden waaraan faciliteiten moeten voldoen om op een juiste manier met betrouwbare informatie om te kunnen gaan. De trainee heeft in samenwerking met een extern adviseur een enquête opgesteld om voorwaarden waaraan faciliteiten moeten voldoen, te inventariseren. Daarnaast heeft de enquête gefunctioneerd als bewustwordingsinstrument voor het programma informatieveiligheid wat gaat volgen binnen de zorggroep.

Rol Young Professional
De Trainee heeft de enquête mede opgesteld, de enquête in een applicatie laten zetten zodat er een mooie digitale versie in huisstijl is ontwikkeld en de papieren versie intern laten distribueren.
Daarnaast zijn met verschillende groepen in de organisatie zoals met clustermanagers, afdelingshoofden, medisch specialisten, verpleegkundigen en polikliniek assistenten; gesprekken gevoerd.

Projectresultaat
Het resultaat is een rapportage geweest over de voorwaarden waaraan faciliteiten moeten voldoen om werkbaar en veilig met informatie om te kunnen gaan en aanbevelingen om verbeteringen te initiëren.

Opdrachtgever Arkin
Sector Geestelijke gezondheidszorg
Richting Financien, Informatiemanagement, Onderzoek
Project Sturen op DBCs

Achtergrondbeschrijving
De introductie van vergoedingen in de GGZ op basis van DBC's leidt tot veranderingen binnen de zorginstellingen. De nieuwe kostenstructuur vergt aanpassingen van alle medewerkers in het primaire proces. Het levert echter ook nieuwe mogelijkheden en inzichten op. Arkin probeert de beschikbare data om te zetten in nuttige informatie voor de organisatie. Het omzetten van verplichte registratie in meerwaarde.

Projectdoel
De Trainee heeft op basis van kwantitatieve datasets analyses gemaakt van het primaire proces en de cliëntstromen door de organisatie heen. Door middel van continu contact met behandelaars heeft de Trainee de analyses aan kunnen laten op vragen vanuit het primaire proces. Op basis hiervan heeft de Trainee benchmarks gemaakt met landelijke en stedelijke gemiddelden. Deze vergelijkingen zijn verwerkt in rapportages, die binnen Arkin zijn aangewend om 'best practices' op te stellen. Vervolgens heeft de Trainee deze rapportages toegelicht in presentaties door alle managementlagen van de organisatie heen. De vragen die hieruit voort kwamen zijn vervolgens beantwoord en hebben de basis gevormd voor het ontwikkelen van stuurinformatie omtrent DBC's. Het betreft hier zowel strategische informatie als inhoudelijke analyses. De onderzoeken zijn door diverse directies en projectgroepen gebruikt ten behoeve van verandertrajecten na de herindeling van Arkin in drie afzonderlijke Business Units.

Rol Young Professional

Het in kaart brengen van het primaire proces en cliëntstromen binnen Arkin
Benchmarken van Arkin zorgprofielen met landelijk en grootstedelijke gemiddelden
Vergroten van inzicht op DBC registratie binnen Arkin
Presenteren resultaten DBC en toelichten gegevens
Ad hoc informatievoorziening directie

Projectresultaat

Inzicht in DBC trajecten en cliëntstromen binnen Arkin
Inhoudelijke gegevens stuurinformatie DBC's en inrichting Business Units Arkin
Het aanwenden van DBC registratie voor onderzoek binnen Arkin Herhaalbaarheid vergroot van uitgevoerde analyses voor toekomstige ad hoc en systematische Informatievoorziening.

Opdrachtgever Arkin
Sector Geestelijke gezondheidszorg
Richting Financien, Informatiemanagement, Management en Beleid
Functie Projectmedewerker Financieel Meerjarenbeleid
Project Financieel Meerjarenbeleid

Achtergrondbeschrijving
Arkin staat voor strategische keuzes in een sterk in beweging zijnde markt. Om strategische keuzes op lange termijn (2010 - 2015) te kunnen ontwikkelen en verantwoorden, is er een Financieel Meerjarenbeleid ontwikkeld.
Naast financiële gegevens en verwachtingen zijn ook hoofdstukken over concurrentie en doelgroepen opgenomen. Deze hoofdstukken ondersteunen de financiële calculaties, doordat trends die hieruit naar voren komen, kunnen worden vertaald in ontwikkelscenario's.

Projectdoel

De Trainee heeft ten behoeve van het Financieel Meerjarenbeleid analyses gemaakt over trendontwikkelingen binnen Arkin met betrekking tot doelgroepen.
Uit deze analyses zijn ontwikkelscenario's afgeleid en de (financiële) gevolgen van deze ontwikkelingen zijn doorgerekend in deze scenario's. De Trainee heeft samen met de projectleider de scenario's geformuleerd, onderbouwd en in het Financieel Meerjarenbeleid geïntegreerd.
Deze analyses maken deel uit van, en zijn gemaakt in samenwerking met de concerncontroller,
Business Unit controllers en de directeur Zorgverkoop.

Rol Young Professional

Analyseren trends in doelgroepen Arkin 2005-2010
In samenspraak met Planning & Control trends en analyses samenvoegen tot hoofdstuk in Financieel Meerjarenbeleid
Vanuit analyses ontwikkel scenario's creëren en doorrekenen; deze scenario's integreren in Financieel Meerjarenbeleid
Redactie geheel Financieel Meerjarenbeleid; integreren, corrigeren en communiceren gedurende gehele projectfase
Presenteren Financieel Meerjarenbeleid aan Concernraad Arkin

Projectresultaat

De doelgroepenanalyse en daaruit voort vloeiende ontwikkelscenario's bieden een inhoudelijke ondersteuning van het Financieel Meerjarenbeleid.
Door middel van dit hoofdstuk kunnen strategische financiële keuzes worden onderbouwd vanuit inhoudelijke veranderingen in de zorgvraag van Arkin.
Het scenario hoofdstuk vormt de leidraad van strategische keuzes op financieel gebied voor alle Business Units. Samen met de directies is een tijdpad geformuleerd waarlangs deze beleidskeuzes kunnen worden geïmplementeerd in de komende 5 jaar.

Opdrachtgever GGZ Centraal
Sector Geestelijke gezondheidszorg
Richting Financien, Management en Beleid
Functie Projectleider
Project Risicomanagement GGz Centraal

Achtergrondbeschrijving
GGZ Centraal is een fusieorganisatie van GGZ Meerkanten Ermelo en GGZ Symfora Amersfoort.
Op het moment van het uitvoeren van het project zijn de organisaties bestuurlijk gefuseerd, maar juridisch nog niet.
Zowel bij Symfora als bij Meerkanten is er formeel nog geen invulling gegeven aan risicomanagement.
Het is de bedoeling dat zodra de fusieorganisatie een feit is, risicomanagement opgenomen wordt in de planning en controlcyclus.

Projectdoel
Het ontwerpen van een risicomanagementsysteem om risico's tijdig te kunnen signaleren en managen.
Daarnaast de huidige risico's analyseren en aanbevelingen doen ter verbetering van de beheersing van lopende risico's.

Rol Young Professional
De Trainee zal het project sturen en inhoudelijk ondersteunen.

Projectresultaat
Een goed ontworpen Risisco Management Systeem voor GGz Centraal waarmee gelopen risico's in de oranisatie goed gesignaleerd en gemanaged kunnen worden om ingebed te worden in de fusieorganisatie. Daarnaast zijn aanbevelingen gedaan voor het beheersen van lopende risico's.

Opdrachtgever GGZ Eindhoven
Sector Geestelijke gezondheidszorg
Richting Development, Informatiemanagement
Project Management Informatie

Achtergrondbeschrijving
GGzE biedt hulp en ondersteuning aan mensen met ernstige, meervoudige, complexe en vaak langdurende psychiatrische en psychosociale problemen. Samen met de cliënt richt de GGzE zich op het controleren van de aandoening via diverse behandel- en begeleidingsmogelijkheden. Alle zorg en ondersteuning is erop gericht dat de cliënt zo goed mogelijk kan meedoen aan de maatschappij.

Projectdoel
De Young Professional heeft tijdelijk de functie van Medewerker Management Informatie op de afdeling Planning & Control vervuld. Voor de organisatie is het steeds belangrijker te beschikken over goede stuur informatie voor de te nemen strategische beslissingen en het te voeren beleid. Betrouwbare gegevens zijn hiervoor een vereiste.

Rol Young Professional
De Young Professional heeft verschillende aandachtsgebieden:

Kennisdeling en kennisborging binnen de ICT afdeling ten behoeve van de stuurinformatie voor de afdeling Planning & Control.
Het analyseren en optimaliseren van werkprocessen, om te voorkomen dat steeds opnieuw het wiel wordt uitgevonden.
Het aanpassen van niet functionerende rapportages.
Centraliseren van alle verzoeken tot managementinformatie.
Pro-actief verbeterpunten benoemen en aanpakken.

Projectresultaat
De resultaten zijn divers:

De stuurinformatie van de afdeling Planning & Control is betrouwbaar en toegankelijk.
Verschillende werkprocessen zijn betrouwbaarder en nemen minder tijd in beslag.
De rapportages zijn weer bruikbaar.
De aanvrager van informatie heeft inzicht in zijn aanvraag en de afdeling Management Informatie kan beter sturen op de aanvragen.
Er zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd.

Opdrachtgever GGZ Nederland
Sector Geestelijke gezondheidszorg
Richting Informatiemanagement
Project Maatwerkanalyses DIS

Achtergrondbeschrijving
De afdeling Informatiebeleid (IB) heeft mede als doel het leveren van informatieproducten aan zowel de leden van GGZ Nederland als aan andere afdelingen binnen GGZ Nederland. De daarvoor benodigde informatie wordt 1 keer per maand aangeleverd. Waar informatie eerder in zogenoemde F-codes werd geleverd, gebeurde dat ten tijde van het project sinds kort in DBC's. Met de invoer van het nieuwe registratiesysteem moest worden nagedacht over hoe de afdeling IB zijn informatieproducten het beste vorm kan geven en wat mogelijke consequenties zijn van deze verandering voor de informatieproducten. Daarnaast wilde de IB afdeling maatwerkanalyses gaan leveren aan haar leden. Hiervoor moest geïnventariseerd worden wat de mogelijkheden zijn van de DIS informatie. Hiervoor is de trainee van High Select aangenomen.

Projectdoel
Eerste doel van het project was de IB afdeling te helpen informatieproducten te blijven produceren met de nieuwe manier van registeren. Tweede doel van het project was het meehelpen ontwikkelen van maatwerkanalyses. Derde doel was de andere afdelingen te informeren over de nieuwe mogelijkheden van het registratiesysteem.

Rol Young Professional
De Trainee heeft meegeholpen om een nieuw systeem te ontwikkelen voor het verwerken van de inkomende data. Daarnaast heeft hij maatwerkanalyses ontwikkeld die als voorbeeld kunnen dienen voor vragen van leden van GGZ Nederland.

Projectresultaat
Periodieke rapporten en voorbeelden van maatwerkanalyses. Daarnaast een presentatie aan de andere afdelingen over de verschillende mogelijkheden van het nieuwe registratiesysteem.

Opdrachtgever Pro Persona
Sector Geestelijke gezondheidszorg
Richting Informatiemanagement
Project Ondersteuning invoering DBC's

Achtergrondbeschrijving
De komst van de DBC systematiek in de GGZ sector betekent voor alle GGZ organisaties dat ze gerichte organisatieveranderingen moeten doorvoeren. Binnen alle diciplines en lagen van de organisatie moet het 'DBC-denken' worden ontwikkeld. In het kader van deze veranderingen zal ook GGZ de Gelderse Roos zich klaar moeten maken om de overstap te kunnen maken. De stap van oude naar nieuwe bekostiging levert daarmee zowel organisatorische als motivationele problemen op. De kunst ligt er in om de kansen van de nieuwe registratie te herkennen en hier (inhoudelijke) meerwaarde mee te creëren.

Projectdoel

Verbetering van registratie (volledigheid en foutenreductie) op de locaties.
Diepteanalyse om verklaringen te geven voor het gat tussen de oude bekostiging en DBC-bekostiging en ter ondersteuning van beleidsontwikkeling.
Haalbaarheidsanalyses van de ontwikkelde klinische zorgpaden.
Systematische vergelijking van zorglevering tussen de locaties van de Gelderse Roos (onderzoek).

Rol Young Professional
De trainee heeft op basis van kwantitatieve dataset analyses en face-to-face interviews zorg gedragen voor het in kaart bregen en het een verbetering van de registratiefouten. Dit heeft geleidt tot een 'best practice' scenario, dat onder de leiding van de trainee daadwerkelijk in de praktijk is getoetst.

Projectresultaat

Minder fouten in registratie en volledigere registratie.
Rapportage en plan van aanpak voor reductie van het gat tussen oude en nieuwe bekostiging.
Nieuw ontwikkelde zorgpaden.
Tabellenboek + diepteanalyses voor het verklaren van locale verschillen in zorglevering (onderzoek).

Opdrachtgever Pro Persona
Sector Geestelijke gezondheidszorg
Richting Financien
Functie medewerker planning en control
Project Vastgoed, planning en control

Achtergrondbeschrijving
Pro Persona is een instelling voor geestelijke gezondheidszorg in de regio Gelderland. Pro Persona is ontstaan uit een fusie tussen de Gelderse Roos, Forum, GGZ Nijmegen, Overwaal en de Pompe stichting.

Projectdoel
De fusie in combinatie met de invoering van de variabele kapitaallasten leidt tot de behoefte aan meer inzicht in de opbouw van de vastgoedportefeuille, de vastgoed exploitatie en aan management informatie. Door middel van het opzetten van interne huurcontracten voor de resultaat verantwoordelijke eenheden wordt de vastgoed exploitatie inzichtelijk gemaakt.

Rol Young Professional
De Young Professional heeft de bestuurder en de directeur FSc (facilitair service centrum) geadviseerd omtrent alles wat gerelateerd is aan vastgoed, zoals het implementeren van interne huurcontracten, de organisatiestructuur, het inrichten van organisatorische processen rondom vastgoed, de opzet van management informatie, de vastgoed exploitatie per pand geanalyseerd en berekend.
Het tweede deel van het project betreft een berekening van de consequenties van de invoering van variabele kapitaallasten voor Pro Persona. Deze berekening maakt inzichtelijk welke consequenties de afschaffing van de nacalculatie heeft voor de organisatie. Verder heeft de Young Profesional meegewerkt aan een business case voor een nieuwbouw project ter goedkeuring voor de Raad van Toezicht, het Waarborgfonds voor de zorg (WFZ) en de bank. De Young Profesional heeft zitting gehad in verschillende werkgroepen, waaronder de werkgroep interne doorbelasting huisvesting en de werkgroep begroting 2011 huisvesting. Daarnaast heeft de Young Profesional verantwoordelijkheid gedragen voor het opzetten van de interne huurcontracten, het in gebruik nemen van een vastgoed informatie systeem, inzichtelijk maken van de vastgoed exploitatie en de berekening van de variabele kapitaallasten. Zelfstandigheid, nieuwsgierigheid, doorzettingsvermogen en goede communicatieve vaardigheden waren essentieel bij het succesvol afronden van het project.

Projectresultaat
De behaalde resultaten:

Interne huurcontracten
Interne doorbelasting huisvesting
Berekening consequenties variabele kapitaallasten
Business case nieuwbouw
Vastgoed informatie systeem in gebruik genomen
Management informatie vastgoed
Wijzigen in organisatie structuur vastgoed
Vastgoed exploitatie per pand inzichtelijk
Jaarcyclus interne huurcontracten en begroting vastgelegd

DOT Ondersteuning

De Trainees: