Werkbare documentatie in de zorg: samen bouwen aan kwaliteit

Kwaliteit borgen in een zorgorganisatie die volop in beweging is vraagt om meer dan goede intenties. Zeker wanneer organisaties fuseren en verschillende werkwijzen samenkomen, is het essentieel om afspraken helder, eenduidig en vooral werkbaar vast te leggen. Bij zorgorganisatie Vereen werkt Trainee Jelle Dortmans als procesleider binnen team Kwaliteit en Beleid aan precies die uitdaging: het samen ontwikkelen van documentatie die in de praktijk echt helpt.

Documentatie ziet Jelle niet als een administratieve verplichting, maar als een belangrijk instrument om veilige, consistente en prettige zorg te garanderen. Juist door beleid samen met de zorgpraktijk vorm te geven, ontstaat kwaliteit die blijft hangen.

Dit traject is extra interessant omdat het uitgevoerd wordt vanuit een bottom-up aanpak. Er wordt gewerkt in sprintsessies samen met zorgmedewerkers en ondersteunend personeel. Die manier van werken sluit niet alleen goed aan bij de praktijk van de zorg, maar zorgt er ook voor dat de documentatie en het project echt gaat leven in de organisatie.

Voor cliënten is goede documentatie essentieel voor veilige, continue en kwalitatieve zorg. Zorg moet op dezelfde momenten worden geïnitieerd en hetzelfde worden uitgevoerd en vastgelegd, ongeacht wie er dienst heeft. Zeker in een net gefuseerde organisatie is dit relevant. Zo voorkomt eenduidige integrale documentatie dat cliënten last krijgen van andere werkwijzen op verschillende afdelingen en locaties. Heldere documentatie draagt bij aan vertrouwen, duidelijkheid en een soepele zorgverlening.

Minstens zo belangrijk is het effect van goede documentatie op de samenwerking tussen medewerkers. In de zorg is tijd schaars en de werkdruk hoog. Juist daarom is het belangrijk dat afspraken en processen duidelijk zijn vastgelegd. De kracht van de documenten waar aan gewerkt wordt, zit in het feit dat ze bewust heel beknopt, praktisch en in leesbare taal zijn. Ook worden ze allemaal met dezelfde sjablonen opgezet. Medewerkers geven aan dat dit prettig is: geen lange verhalen, maar snel inzicht in wat nodig is. Dat maakt het makkelijker om de documenten daadwerkelijk te gebruiken in de dagelijkse praktijk.

In dit traject heeft Jelle als Trainee een verbindende rol tussen medewerkers in de lijn en het team Kwaliteit en Beleid. Doordat hij dicht bij de zorgteams staat, kan hij signalen uit de praktijk ophalen en deze vertalen naar beleid en documentatie die aansluit bij de dagelijkse realiteit. Tegelijkertijd stelt Jelle medewerkers gerust, neemt hij vragen en zorgen serieus en zorgt hij voor duidelijke vervolgafspraken. De toekomstvisie van de organisatie vertaalt hij naar concrete keuzes in de documentatie en koppelt deze actief terug naar de werkvloer.

In plaats van top-down opgelegde richtlijnen, worden de documenten samen met de medewerkers ontwikkeld in sprintsessies. Zorgprofessionals weten als geen ander wat werkt op de werkvloer en waar knelpunten zitten. De sessies worden zo georganiseerd dat alle betrokken disciplines de kans hebben om aan te sluiten. Er zijn drie sessies per thema: een brainstormsessie, tijd om documenten te schrijven en om opgehaalde feedback te verwerken. Er is afgesproken dat ieder thema een maand de tijd krijgt om afgerond te worden. Zo blijf je niet eindeloos documenten aanpassen. Bij medewerkers ontstaat er met deze werkwijze:

• Eigenaarschap in de sprintgroep;
• Draagvlak onder collega’s die feedback geven;
• Herkenning in de gemaakte afspraken;
• Oplossingen voor huidige problemen en knelpunten.

De medewerkers ervaren de documentatie als helpend, begrijpelijk en ondersteunend in hun werkzaamheden. Niet als extra belasting afkomstig van iemand van kantoor. De nauwe betrokkenheid van medewerkers is ook een uitdaging. De werkwijze vraagt van zorgmedewerkers dat zij gedurende het jaar tijd vrijmaken om bij te dragen aan het project. Naast draagvlak voor de uiteindelijke resultaten is er daarom ook expliciet aandacht nodig voor draagvlak om überhaupt deel te blijven nemen aan het project. Tijdens het traject moest Jelle de wens om al te starten met implementeren bewust afremmen. Eerst moest hij het project zorgvuldig afronden en de juiste besluitvormingsroutes volgen. Dit werd door medewerkers soms ervaren als vertragend. Het is dan niet altijd eenvoudig om focus te houden, maar een duidelijk afgebakend project biedt houvast om het traject consequent voort te zetten.

Een fusie brengt verschillende culturen, systemen en werkwijzen samen. Dat kan ingewikkeld zijn, maar het biedt ook een kans om opnieuw te kijken naar hoe we willen werken. Door gezamenlijk processen vast te leggen, bouwen we aan één gedeelde manier van werken die past bij de zorgpraktijk van nu. Niet door oude werkwijzen klakkeloos over te nemen, maar door samen te kiezen wat werkt. Deze nieuwe manier van werken overbrengen op de rest van de organisatie zal wel een uitdaging worden gedurende de implementatie.

De rol van Jelle stopt niet bij het samen opstellen van documenten. Hij houdt zich ook bezig met de implementatie hiervan. Dit brengt andere vraagstukken met zich mee:

• Hoe zorg je dat documenten worden gevonden?
• Hoe zorg je dat er überhaupt naar gezocht wordt?
• Hoe neem je medewerkers en management mee in veranderingen?
• Wat is er nodig aan uitleg, afstemming en ondersteuning?
• Hoe draag je de verantwoordelijkheid over de documenten over naar de managers en medewerkers?

Juist deze stap vindt Jelle waardevol en leerzaam. Hier wordt zichtbaar of deze manier van documentatie opstellen echt bijdraagt aan betere kwaliteit van zorg en hoe een juiste implementatiestrategie hieraan bij kan dragen.

Het uiteindelijke doel is niet een uitgebreide set regels, maar beknopte, duidelijke en gedragen documenten die zorgmedewerkers echt helpen in hun werk. Documentatie die meebeweegt met de praktijk en bijdraagt aan kwaliteit van zorg, samenwerking en werkplezier. Zo is er documentatie opgesteld over alles wat moet gebeuren na het overlijden van een cliënt. Met de documenten hebben zorgmedewerkers duidelijkheid in hun taken en waar deze eindigen. Dit voorkomt onderlinge oneindigheid en onzekerheid in handelen op een toch altijd weer lastig moment. Nu kunnen zorgmedewerkers focussen op het leveren van goede nazorg voor de cliënt, naasten en elkaar. Hieraan mogen bijdragen, samen met de mensen voor wie het bedoeld is, maakt dit werk waardevol voor Jelle.

Werken als Trainee brengt een duidelijke meerwaarde met zich mee. Door samen te werken in een open en ondersteunend team ontstaat er ruimte om te sparren, te leren en ideeën verder te brengen, wat het werk zowel effectiever als plezierig maakt. Als Trainee kijkt Jelle met een frisse en onafhankelijke blik naar processen en werkwijzen en kan hij bestaande routines ter discussie stellen zonder vast te zitten in oude patronen. De kennis en lessen die hij heeft opgedaan in eerdere Opdrachten neemt Jelle bewust mee en past hij toe in nieuwe contexten. Juist deze combinatie van een buitenstaandersblik, praktijkgericht meedenken en het verbinden van beleid en uitvoering zorgt ervoor dat Jelle kan bijdragen aan duidelijkheid, vertrouwen en concrete vooruitgang.

Jelle Dortmans is Trainee bij High Select. Na zijn studie Biomedical Sciences koos hij bewust voor een Traineeship in de Zorg & Welzijn. Hij krijgt energie van werken aan projecten die een positieve bijdrage leveren aan de maatschappij. Hij staat bekend als analytisch, resultaatgericht en nieuwsgierig. Jelle werkt tot eind mei bij zijn laatste opdracht als procesleider bij team Kwaliteit en Beleid van Vereen in Zwolle.

Onze Trainees met Passie voor de Zorg voegen waarde toe aan uw organisatie. Ondersteuning nodig?