Documentatie harmoniseren na een zorgfusie: van twee organisaties naar één werkwijze

Een fusie biedt kansen, maar brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat geldt zeker binnen de zorg. Processen, systemen en documentatie spelen daar een belangrijke rol in de dagelijkse werkzaamheden. Wanneer twee organisaties fuseren, ontstaan vaak dubbele documenten, verschillende werkwijzen en uiteenlopende afspraken. Harmonisatie is daarom noodzakelijk om als nieuwe organisatie succesvol samen te kunnen werken.

Binnen ouderenzorgorganisatie Vereen, gevormd door de fusie tussen Driezorg en Zonnehuisgroep IJssel-Vecht, staat deze uitdaging centraal. Eerder werkte Trainee Jelle Dortmans aan de harmonisatie van documentatie binnen team Kwaliteit & Beleid. In zijn blog ‘Werkbare documentatie in de zorg: samen bouwen aan kwaliteit’ vertelt hij hoe hij samen met zorgmedewerkers uit de praktijk werkte aan het ontwikkelen en implementeren van duidelijke en werkbare documentatie. Inmiddels heeft Trainee Sophie Burgers deze opdracht overgenomen.

Tegelijkertijd ondersteunt Trainee Ilse van Kolfschoten een ander onderdeel van dit fusietraject. Als projectleider richt zij zich op de harmonisatie van documentatie binnen de afdelingen Bedrijfsvoering en Mens & Organisatieontwikkeling. Hoewel de inhoud van de opdrachten verschilt, is het gezamenlijke doel hetzelfde: bouwen aan één organisatie met één duidelijke manier van werken.

Processen en documentatie harmoniseren

Fusies komen steeds vaker voor binnen de zorg. Organisaties bundelen hun krachten om toekomstbestendige zorg te blijven leveren. Dat betekent echter ook dat bestaande processen, systemen en documentatie moeten worden samengebracht.

In de praktijk bestaan na een fusie vaak meerdere versies van dezelfde documenten. Werkwijzen verschillen per locatie of afdeling en medewerkers weten niet altijd welke informatie actueel is. Dit kan zorgen voor onduidelijkheid en vertraging in de samenwerking.

Door documentatie te harmoniseren ontstaat één heldere werkwijze. Doordat iedereen met dezelfde informatie werkt, sluiten processen naadloos op elkaar aan. Dit zorgt voor meer overzicht, waardoor afdelingen efficiënter samenwerken.

Verbinden van mensen en processen

Als projectleider ondersteunt Ilse de harmonisatie van documentatie voor de afdelingen Bedrijfsvoering en Mens & Organisatieontwikkeling. Daarbij kijkt zij verder dan alleen de documenten zelf. Een succesvolle harmonisatie vraagt namelijk om samenwerking tussen verschillende teams.

Deze teams hebben ieder hun eigen expertise, werkwijze en belangen. Daarom brengt Ilse betrokken collega’s samen en zorgt zij voor afstemming tussen de verschillende disciplines. Zij brengt bestaande documentatie in kaart, begeleidt de ontwikkeling van nieuwe documenten en ondersteunt teams bij het maken van keuzes voor de toekomst.

Door stakeholders actief te betrekken ontstaat draagvlak voor veranderingen. Bovendien sluiten de nieuwe documenten beter aan op de dagelijkse praktijk. Harmonisatie gaat daarmee verder dan het samenvoegen van documenten. Het gaat om het creëren van één gezamenlijke manier van werken.

Een projectaanpak die aansluit bij de praktijk

Aan het begin van de opdracht lag een sprintaanpak voor de hand. Deze werkwijze werd eerder succesvol toegepast binnen andere projecten. Tijdens de uitvoering bleek echter dat dit project om meer flexibiliteit vroeg.

De harmonisatie van documentatie binnen ondersteunende afdelingen kent namelijk veel afhankelijkheden. Verschillende stakeholders hebben uiteenlopende prioriteiten en niet ieder onderwerp past binnen een vaste sprintplanning worden uitgewerkt. Daarom is bewust gekozen voor een flexibelere projectaanpak.

Per onderwerp bepaalt Ilse welke stakeholders betrokken moeten worden en welke werkwijze het beste aansluit bij de situatie. Hierdoor blijft er ruimte voor zorgvuldige afstemming zonder de voortgang uit het oog te verliezen. Deze aanpak zorgt ervoor dat beslissingen breed worden gedragen en beter aansluiten bij de dynamiek van een organisatie die volop in ontwikkeling is.

De meerwaarde van een bedrijfskundige blik

Als Trainee brengt Ilse een bedrijfskundige achtergrond mee naar de zorg. Daardoor kijkt zij niet alleen naar de inhoud van documenten, maar juist ook naar processen, samenwerking en organisatieontwikkeling.

Met een frisse blik stelt zij vragen die binnen een organisatie soms vanzelfsprekend zijn geworden.

/ Waarom werken verschillende afdelingen op een andere manier?

/ Welke processen kunnen eenvoudiger?

/ Hoe kunnen documenten beter aansluiten op de dagelijkse praktijk?

Juist doordat zij niet vanuit bestaande routines denkt, signaleert zij kansen om processen efficiënter in te richten. Deze onafhankelijke blik helpt om bestaande werkwijzen kritisch te beoordelen en verbeteringen door te voeren.

Daarnaast combineert Ilse haar werkzaamheden met Trainingen en Workshops vanuit het Traineeship bij High Select. Nieuwe kennis over projectmanagement, groepsdynamica en stakeholdermanagement past zij direct toe binnen haar opdracht. Deze combinatie van leren en doen zorgt ervoor dat zij snel impact maakt.

Wat levert harmonisatie op?

Het harmoniseren van documentatie levert veel meer op dan een verzameling nieuwe documenten. Medewerkers beschikken over één duidelijke bron van informatie, waardoor processen uniform worden uitgevoerd en informatie eenvoudiger terug te vinden is.

Binnen Vereen heeft dit geleid tot efficiëntere processen en meer duidelijkheid voor medewerkers. Door documentatie te bundelen en werkwijzen op elkaar af te stemmen, ontstaat meer overzicht en wordt samenwerking tussen afdelingen eenvoudiger. Daarmee wordt een belangrijke stap gezet in de verdere integratie van de organisatie.

Leren door verandering

Tijdens de opdracht heeft Ilse ervaren dat succesvolle verandering niet begint bij documenten, maar bij mensen. Het creëren van draagvlak, het verbinden van verschillende belangen en het meenemen van stakeholders blijken minstens zo belangrijk als de inhoud van de documenten zelf.

Juist daarin ligt de kracht van deze opdracht. Door structuur aan te brengen, samenwerking te stimuleren en processen te harmoniseren draagt Ilse bij aan een organisatie waarin medewerkers efficiënter kunnen samenwerken en waarin de gevolgen van de fusie stap voor stap worden omgezet in één gezamenlijke manier van werken.

Voor Vereen betekent dit meer overzicht, uniforme processen en toekomstbestendige documentatie. Voor Ilse vormt de opdracht een waardevolle ervaring waarin projectmanagement, verandermanagement en samenwerking samenkomen.

Deze opdracht laat zien hoe een Trainee niet alleen leert van de praktijk, maar tegelijkertijd een concrete bijdrage levert aan de ontwikkeling van een organisatie.