Kwaliteit als continu proces: leren, verbeteren en overdragen

De start van de opdracht vroeg om aanpassing. In zijn eerdere opdracht werkte Camiel aan een project met een concreet doel en duidelijk eindpunt. Bij Dianet kreeg hij juist een functie waarin verschillende werkzaamheden en verantwoordelijkheden naast elkaar liepen. Bovendien waren kwaliteitsmanagement, informatiebeveiliging en privacy grotendeels nieuwe vakgebieden voor hem.

“In het begin was ik vooral aan het zoeken. Ik was gewend aan een project met een duidelijke kop en staart. Hier ontdekte ik dat kwaliteit veel meer een continu proces is.”

Camiel ging actief op zoek naar zijn rol. Hij stelde vragen, zocht collega’s op en probeerde snel te begrijpen hoe verschillende processen binnen de organisatie met elkaar samenhingen.

“Langzaam vielen de puzzelstukjes op hun plek. Ik begon te begrijpen dat kwaliteit geen einddoel is, maar een continu proces van verbeteren.”

Juist in zo’n open opdracht komt de kracht van een Trainee naar voren. Camiel maakte zich in korte tijd nieuwe inhoud eigen, nam initiatief en wachtte niet af tot werkzaamheden volledig waren afgebakend. Zo bracht hij steeds meer structuur aan in een periode waarin Dianet juist behoefte had aan extra capaciteit en continuïteit.

Een van de meest zichtbare resultaten van de opdracht was de opschoning van het documentbeheersysteem. Toen Camiel begon, stonden ongeveer 400 documenten open voor herziening. In de maanden daarna verliepen bovendien nieuwe documenten. Het terugbrengen van die achterstand vroeg meer dan alleen administratief werk. Camiel benaderde documenteigenaren actief, hield acties bij en bleef opvolging geven.

Op het moment van schrijven staan nog ongeveer 70 documenten open voor herziening. Daarmee heeft Dianet een flinke stap gezet en een betere uitgangspositie gecreëerd voor de overgang naar een nieuw documentbeheersysteem.

“Daar ben ik echt trots op. Niet alleen vanwege het aantal documenten, maar vooral omdat het laat zien wat je kunt bereiken door mensen steeds opnieuw mee te nemen.”

Om verbeteringen daadwerkelijk te laten landen, zocht Camiel actief de samenwerking op met collega’s uit verschillende onderdelen van de organisatie. Hij verdiepte zich in hun werkzaamheden, stelde vragen en maakte zichzelf zichtbaar binnen Dianet. Daarmee bouwde hij relaties op en creëerde hij steeds meer draagvlak voor kwaliteit, informatiebeveiliging en privacy.

“Ik heb geleerd dat mijn prioriteit niet automatisch de prioriteit van iemand anders is. Je moet soms eerst begrijpen wat iemand bezighoudt voordat je diegene kunt meenemen.”

Volgens Camiel groeide gedurende zijn opdracht ook het bewustzijn rondom kwaliteit. Collega’s zagen steeds beter waarom afspraken en verbetermaatregelen nodig waren. Daarmee werd duidelijk dat een kwaliteitsadviseur meer doet dan controleren of regels worden gevolgd. De functie vraagt juist om uitleggen, verbinden, adviseren en mensen meenemen in verandering.

Na een leerzame periode rondde Camiel zijn opdracht bij Dianet af. Omdat de behoefte aan ondersteuning binnen kwaliteit bleef bestaan, besloot Dianet opnieuw een Trainee van High Select in te zetten. Die rol werd ingevuld door Roos. Om de continuïteit te waarborgen, werkten Camiel en Roos zes weken naast elkaar aan een warme overdracht. In die periode namen zij alle werkzaamheden samen door. Ze bespraken lopende projecten, droegen het documentbeheer over en bezochten samen de verschillende locaties van Dianet. Camiel introduceerde Roos bovendien bij collega’s binnen de organisatie. Hierdoor bleef opgebouwde kennis behouden en hoefde Roos niet vanaf nul te beginnen.

“Vertrouw erop dat het goedkomt. Ik heb in het begin zelf ook flink lopen zoeken en spartelen. Dat hoort erbij. Durf vragen te stellen, wees nieuwsgierig en vertrouw op je eigen kennis.”

De overdracht laat daarmee ook de meerwaarde zien van het werken met opvolgende Trainees: kennis, relaties en lopende werkzaamheden kunnen direct worden doorgegeven, terwijl een nieuwe Trainee met een frisse blik verder bouwt.

Roos neemt daarbij haar eigen kwaliteiten mee. Ze luistert goed, kan prioriteiten stellen en brengt duidelijk structuur aan in taken en verantwoordelijkheden. Tegelijkertijd neemt ze initiatief, zoekt ze actief naar informatie en durft ze veel vragen te stellen.

“Ik wil die verschillende perspectieven beter leren kennen en met elkaar verbinden. Dat helpt niet alleen om mijn eigen werk beter te doen, maar ook om ervoor te zorgen dat verbeteringen daadwerkelijk aansluiten bij de praktijk.”

Een belangrijke ontwikkeling waar Roos de komende periode op voortbouwt, is de overgang van Starling naar Zenya DOC. Dianet gebruikt Zenya al voor onder andere incidentmeldingen en het opvolgen van verbeteracties via Zenya FLOW. Door ook het documentbeheer hierin onder te brengen, ontstaat meer samenhang binnen het kwaliteitsmanagement.

“Met Zenya kunnen we verschillende onderdelen van kwaliteit meer bij elkaar brengen. Het lijkt mij mooi als we documentbeheer niet als iets losstaand zien, maar als onderdeel van dezelfde verbetercyclus.”

Zo sluit de volgende fase mooi aan op wat de afgelopen periode is opgebouwd. Camiel laat een schoner documentbeheersysteem en meer bewustzijn rondom kwaliteit achter. Roos kan vanuit die basis verder werken aan samenhang, eigenaarschap en het gebruik van Zenya. Juist daarin komt de kern van kwaliteitsmanagement terug: iedere verbetering vormt weer het startpunt voor de volgende stap.

Onze Trainees met Passie voor de Zorg voegen waarde toe aan uw organisatie. Ondersteuning nodig?