Regionale samenwerking verbetert telefonische bereikbaarheid van huisartsen

Regionale samenwerking is de oplossing voor de telefonische bereikbaarheid voor huisartsenpraktijken. Telefonische bereikbaarheid bij huisartsen staat al jaren onder druk. Aan de ene kant staan patiënten vaak lang in de wacht. Aan de andere kant ervaren doktersassistenten een alsmaar hogere werkdruk.

Deze situatie vraagt om actie. Zeker in regio’s met vergrijzing. Limburg, Zeeland, Drenthe en Friesland zijn de meest vergrijsde provincies van Nederland, met hoge percentages 65-plussers en aanhoudende bevolkingskrimp. In deze regio’s vertrekken jongeren, wat zorgt voor een ‘dubbele vergrijzing’ (CBS, 2022).

Daarom moeten huisartsen (meer) inzetten op regionale samenwerking. Ze bundelen krachten en verbeteren samen hun telefonie. Het doel is duidelijk: betere bereikbaarheid en lagere werkdruk, een win-win.

De druk op de huisartsenzorg neemt toe. Meer patiënten bellen de praktijk tegelijk blijft personeel schaars. Hierdoor ontstaan knelpunten in de telefonische bereikbaarheid. Wachttijden lopen op en frustratie groeit. Regionale samenwerking biedt een oplossing.

Praktijken ondersteunen elkaar bij drukte en nemen (tijdelijk) elkaars telefonie over. Daarnaast openen ze wachtrijen voor collega-praktijken. Ideaal als er door overmacht minder doktersassistenten aanwezig zijn dan normaal. Allemaal bedoeld om het werk beter te spreiden. Bovendien zorgt samenwerking voor continuïteit en krijgen patiënten sneller hulp.

Het initiatief voor dit project lag bij de zorgverzekeraars. In een bepaalde regio in Nederland hebben de zorgverzekeraars onderzoek gedaan naar het tekort aan zorgpersoneel. Het resultaat was schrijnend. In 2030 zijn er volgens de prognose 7.500 zorgmedewerkers in de regio te kort. Een tekort dat, je raadt het al, vooral moet worden opgevangen door de huisartsenzorg.

Uit dit onderzoek bleek dat er verandering nodig gaat zijn. Niet in 2030 pas, maar nú. Er moet nu iets veranderen, in 2030 zijn we al te laat. Zeker door de toenemende vergrijzing. Regionale samenwerking speelt hierin een sleutelrol. Het helpt om de zorg toegankelijk te houden.

De eerste stappen zijn gezet en de resultaten zijn positief. Huisartsenpraktijken zitten zoveel mogelijk op dezelfde telefonieprovider. Dat maakt het makkelijker om elkaars telefonie over te nemen in geval van drukte of nood. Bijvoorbeeld tijdens piekmomenten tussen 8 en 10 in de ochtend. Daardoor blijven wachttijden beperkt en krijgen patiënten sneller iemand aan de lijn.

Daarnaast werken steeds meer praktijken met uniforme wachtrijbandjes. Deze zorgen voor overzicht en rust. Bij langdradige wachtrijbandjes kiezen patiënten vaak de verkeerde optie, of hangen ze op om het bandje nogmaals te luisteren. Dit zorgt vaak voor frustratie en voor verkeerde keuzes.

De voordelen zijn concreet en zichtbaar. Ten eerste verbetert de bereikbaarheid. Patiënten wachten minder lang, waardoor de patiënttevredenheid stijgt. Snelle service maakt een groot verschil. Ook daalt de werkdruk bij assistenten. Zij ervaren meer balans in hun werkdag, wat er weer voor zorgt dat praktijken hun capaciteit beter benutten. Tot slot draagt samenwerking bij aan toekomstbestendige zorg. De regio’s zijn beter voorbereid op groeiende zorgvraag van morgen.

Het is belangrijk om te snappen dat niet elke praktijk op dezelfde manier werkt of wil werken. Daarom is het van belang om elke praktijk als een individu te benaderen. Er zijn tips en tricks waarvan we weten dat het in veel praktijken werkt, maar dat betekent niet dat het in een specifieke praktijk ook het geval is.

Ook vraagt verandering om draagvlak. Het inzien van de urgentie is vaak lastig. 2030 klinkt nog ver weg. Zeker voor praktijken die weinig werkdruk ervaren omdat ze genoeg personeel hebben bijvoorbeeld.

Binnen deze samenwerking speelt de Trainee een belangrijke rol. De Trainee fungeert als spin in het web, waar hij verschillende praktijken met elkaar verbindt. In een omgeving waarin veel praktijken verschillend werken, zorgt de Trainee voor overzicht en structuur. Daardoor wordt samenwerking makkelijker en effectiever.

Een belangrijk onderdeel van het project is het verzamelen en analyseren van data. Trainee Stan brengt wachttijden, piekmomenten en knelpunten in kaart. Op basis daarvan ontstaan waardevolle inzichten in de werking van de telefonische bereikbaarheid. Daarnaast laten deze data zien waar verbeterkansen liggen en welke maatregelen daadwerkelijk effect hebben.

Naast analyse richt Stan zich op het doorvoeren van verbeteringen. Denk bijvoorbeeld aan het optimaliseren van wachtrijbandjes, zodat deze korter en duidelijker worden. Bovendien speelt de Trainee een rol in het creëren van draagvlak. Tijdens overleggen met praktijkmanagers worden resultaten gedeeld en wordt de urgentie benadrukt. Zo groeit het vertrouwen in regionale samenwerking en neemt de bereidheid om te veranderen toe.

Regionale samenwerking is geen tijdelijke oplossing, maar een noodzakelijke stap richting toekomstbestendige zorg. De eerste resultaten laten zien dat het werkt: betere bereikbaarheid, lagere werkdruk en meer grip op de zorgvraag.

Tegelijk is dit pas het begin. De uitdagingen in de zorg nemen toe en vragen om blijvende samenwerking, innovatie en Lef om te veranderen. Juist hier ligt de kracht van verbinding. Tussen praktijken, tussen regio’s en tussen mensen.

Hoe gaat jouw organisatie om met toenemende druk op de bereikbaarheid? En welke rol kan samenwerking daarin spelen?

Onze Trainees met Passie voor de Zorg voegen waarde toe aan uw organisatie. Ondersteuning nodig?